GDPR policy Datakvalitet AS

Uppdaterad 07.03.2024

Version 2.2

Denna integritetspolicy syftar till att förklara vad vi samlar in från personuppgifter, hur de lagras och behandlas i DataKvalitet AS, samt vilken typ av rättslig grund vi har för denna användning.

Policyn har utarbetats med avseende på efterlevnad av gällande dataskyddslagstiftning (Personuppgiftslagen-2018-12-20-116).


Ansvarig för behandlingen

971 511 710 Datakvalitet AS
Storgata 74, 9008 TROMSØ

www.datakvalitet.no
emil@datakvalitet.no – Emil Rakoczy

Detta är de kontaktuppgifter du kan använda om du har några frågor eller förfrågningar om behandlingen av dina personuppgifter.


Vilka personuppgifter behandlar vi?

I kontakt med vår kundtjänst, eller via vår hemsida, ber vi dig att i många fall lämna följande information:

Formance ovan är nödvändigt för att uppfylla avtalsförpliktelsen gentemot dig som kund. Vi använder detta för att fakturera dig, samt dokumentera tekniska lösningar och kundrelationer. På samma grunder kommer kontaktuppgifterna att användas för att kontakta dig med information om Datakvalitet AS, tillhörande produkter och annan information som kan vara relevant för din kundrelation. Detta kommer främst att ske via e-post. För att hjälpa dig med klagomål, samt uppfylla rättsliga krav på bokföring och redovisning, kommer informationen alltid att finnas på kontona för att uppfylla myndigheternas rättsliga krav.

Från och med idag är detta minst 5 år jfr avsnitt 13 i bokföringslagen. Den rättsliga grunden för denna lagring är artikel 17 3 b).


Anvisningar om kundrelationer

När du kontaktar kundtjänst angående din kundrelation med Datakvalitet AS, antecknar vi de ärenden du tar med dig till oss. Vi för dessa anteckningar under hela kundrelationen och i upp till 36 månader efter att kundrelationen har upphört. Detta för att kunna hjälpa dig med frågor eller andra aspekter efter att kundrelationen har avslutats.


E-post kommunikation

General kommunikation:
Det du väljer att skicka in information till en av våra offentligt drivna e-postlådor kommer att lagras i upp till 12 månader. Vi lagrar jobbansökningar i upp till 24 månader om vakanser inträffar vid ett senare tillfälle.

E-post till anställda:
E-post som du skickar till våra anställda har vi normalt inte tillgång till eftersom de skyddas av den enskilde medarbetarens integritet. Vi kan dock begära tillgång till dessa under särskilda omständigheter, se arbetsmiljölagen och tillhörande regelverk.
Men vid begäran om åtkomst kommer vi som företag inte att kunna granska våra anställdas e-postmeddelanden.

Säkerhetskopiering:
Alla e-postmeddelanden hamnar också i vår säkerhetskopieringsrotation som kan innebära lagring under en längre tid, upp till 36 månader, men normalt sett efter 30-45 dagar.
Om du begär att dina uppgifter ska raderas eller korrigeras kommer vi att se till att detta också sker i händelse av en säkerhetskopieringsåterställning. Utöver detta raderas dina data automatiskt genom naturlig rotation i säkerhetskopiering.

Skydd mot rättsliga anspråk:
Vi måste bevara relevant kommunikation för att försvara oss mot eventuella framtida rättsliga anspråk jfr artikel 17 3-e). För enkla monetära fordringar är utdragsperioden 3 år, medan statptionsperioden kan vara 20 år i händelse av skada. Olika preskriptionstid gäller, men minst 3 år gäller se 2 § i obsdalslagen. Detta innebär att all information och kommunikation som du skickar till oss kan komma i fråga för lagring i minst 3 år.


Tävlingar och kampanjer

Om du deltar i tävlingar och kampanjer samlas information vanligtvis in enligt ovan, beroende på vad som begärs i aktiviteten i fråga. Deltagandet i denna typ av verksamhet är frivilligt och samtyckesbaserat.


Seminarium, workshop och event

Om du deltar i seminarier, workshops eller evenemang som hålls i samarbete med namngivna leverantörer har dessa leverantörer tillgång till din registreringsinformation när du registrerar dig. Medvärdarna är den gemensamma registeransvarige för uppgifterna och kommer i förekommande fall att hänvisas till parternas integritetspolicy.


Grund för behandling av personuppgifter

Grunden för behandlingen är i första hand att Datakvalitet AS ska fullgöra avtalet med dig som kund jfr. artikel 6 b), men även bolagets berättigade intressen i artikel 6 f).

Datakvalitet AS är också föremål för skyldigheter till följd av norsk lagstiftning. Det kan till exempel handla om bokföringslagen och bokföringslagen:

https://lovdata.no/pro/#document/NL/lov/2004-11-19-73
https://lovdata.no/pro/#document/NL/lov/1998-07-17-56

Detta ger grunden för artikel 6 c)

Aktiviteter utöver avtalsuppfyllelse och rättsliga krav kommer att baseras på ditt samtycke.


Vad använder vi dina personuppgifter till?

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:


Fullgörande av avtalsförpliktelser relaterade till kundrelationer

När du är kund hos oss använder vi dina uppgifter för att fakturera för inköpta varor och tjänster, samt hjälpa våra kunders anställda med uppdrag, support och klagomål.


Ge dig relevanta råd, uppföljningar och erbjudanden

Datakvalitet AS är ett företag i ständig utveckling. Vi måste anpassa oss till marknaden och våra kunders önskemål. Som en naturlig del av denna utveckling kommer det att finnas nya produkter, förändringar i befintliga produkter eller andra förutsättningar som gör att vi vill kontakta dig som kund. För detta använder vi dina kontaktuppgifter. När vi skickar ut information till dig kan vi använda externa tjänster och leverantörer för den utskicken.


Upprätta kundprofil

När du blir kund hos oss kommer vi att upprätta en kundprofil hos oss baserat på den information du lämnar till oss. Det gör vi i vårt kunduppföljningssystem, vilket också är det system vi använder för bland annat fakturering.


Om du kontaktar oss via kundtjänst

När du kontaktar oss via e-post, telefon eller sms loggas aktiviteten och innehållet i våra kundsystem. Vi loggar bland annat hur länge vi ägnar åt att svara i telefon och vem som lägger på luren. Detta för att säkerställa kvaliteten på vår kundservice så att du alltid behandlas på bästa möjliga sätt när du är i kontakt med oss. Vi antecknar även under kundvården så att det blir lättare för en ny handläggare att hjälpa dig om du ringer igen om samma ärende.


Elektronisk marknadsföring efter att kundrelationen har upphört

Om du har samtyckt till det kommer vi att behålla dina uppgifter även efter att du har lämnat vår kund. Detta kan vara för att kontakta dig, om vi ser förändringar i produkter och marknader kan göra att du får bättre service genom att komma tillbaka till oss. Detta samtycke, om det beviljas, kan återkallas när som helst.

Samtidigt kan vi på liknande sätt, med ditt samtycke, behålla dina kontaktuppgifter i syfte att marknadsföra våra produkter och tjänster till dig.


Kampanjer och undersökningar

Om du deltar i kampanjer eller undersökningar kan vi samla in dina kontaktuppgifter i syfte att kontakta dig om du vinner ett pris.


Vem kan komma åt dina personuppgifter?

Företag i koncernen.

Partners som vi har ingått ett skriftligt databehandlingsavtal med kommer i vissa fall att hjälpa oss med affärsprocesser som finansiella processer, försäljning och marknadsföring. Dessa kommer att behandla dina uppgifter på våra instruktioner, men vi kommer att vara personuppgiftsansvarig och hjälpa dig om du har några frågor om detta. De kommer inte att kunna använda dina uppgifter på eget initiativ och de kommer att raderas efter att uppdraget för oss har utförts.

Informationsutbytet mellan oss och dessa företag regleras av ett databehandlingsavtal och står under vår kontroll. Om du till exempel skickar oss en begäran om åtkomst, rättelse eller radering kommer vi att se till att denna begäran görs även med alla våra underleverantörer.

Information som myndigheter begär enligt lagen kommer också att lämnas ut på begäran. Det kan till exempel vara Skatteförvaltningen genom bokinspektioner eller andra offentliga myndigheter som vi omfattas av.


Tillgång från utlandet

Vi använder vissa underleverantörer som lagrar data utanför Norge. Företagen omfattas av liknande lagstiftning som i Norge. Om data lagras utanför EU/EES kommer vi att säkra dem med skydd som liknar dem i Norge, via Privacy Shield (EU vs USA) eller liknande. Där det är möjligt kommer vi att försöka använda leverantörer som lagrar data i EU/EES.


Sociala medier

På sociala medier behåller vi bara den information du har valt att ge oss. Antingen genom att länka en av dina sociala profiler till våra tjänster eller genom att kontakta oss själv på sociala medier. Om du har några frågor om vad vi har om dig på sociala medier eller om du vill radera, vänligen kontakta oss.

När du tar bort vår tillgång till en av dina sociala profiler kommer vi automatiskt att förlora den information du har gjort tillgänglig för oss.

Vi granskar regelbundet våra sociala medier och raderar utgången information. Information som du kontrollerar själv, till exempel feedback, gilla-markeringar, betyg med mera, måste du ta bort själv.


Radering av personuppgifter

Under konsumentförhållanden raderar Datakvalitet AS rutinmässigt den information vi lagrar om dig 6 månader efter avslutad kundrelation. Observera att vi kan be om ditt samtycke till att behålla dina kontaktuppgifter längre för att kontakta dig efteråt.

I affärer mellan företag där dina personuppgifter ingår kommer dessa att vara föremål för

Vi kommer enligt lag att vara skyldiga att behålla viss information i upp till 5 år efter det att kundrelationen har upphört, se bokföringslagen och bokföringslagen.

Om det är lämpligt kommer vi också att kunna anonymisera dina personuppgifter så att de inte längre kan kopplas till en fysisk person, men kan fortfarande användas av oss för till exempel anonymiserad historia eller statistik.


Dina rättigheter

Du har rätt att begära tillgång till den information vi har lagrat om dig.
Du har rätt att begära rättelse om informationen är felaktig.
Du har rätt att begära radering av information.
Du har rätt att återkalla ditt samtycke.

Läs mer om dina rättigheter vid revisionen: www.datatilsynet.no


Ändringar

Denna integritetspolicy kommer att vara under kontinuerlig intern kontroll och årlig internrevision i företaget. Detta kan leda till ändringar eller förtydliganden. Den senast förberedda versionen kommer att finnas tillgänglig på www.datakvalitet.no. Alla ändringar kommer alltid att vara förenliga med tillämplig lagstiftning.


Personvernpolicy for mobilapplikasjon

Datakvalitet APPEN är en mobil enhet som används för att läsa publicerade dokument och spela in meddelanden i ett kvalitetssystem.

Programmet kan konfigureras för att begära information som kan länkas till dig som individ:

Programmet begär åtkomst till den här informationen vid start, men den samlas bara in om användaren aktivt anger den i ett meddelande.


Hur används den här informationen?


Ingen information skickas till Datakvalitet. All information skickas till företagets eget kvalitetssystem.

Om du har några frågor om integritet, vänligen kontakta oss via telefon eller e-post.